JENIS-JENIS SURAT

a.      Surat Keluarga

Menurut kepentingan atau isinya, surat keluarga terbagi dalam jenis-jenis berikut.

1.      Surat ucapan terima kasih, ditandai oleh pemakaian ungkapan yang bernada pengakuan dan penerima utang budi atas kebaikan-kebaikan yang telah diterima penulis surat. Ia merasa perlu untuk menyampaikan ungkapan-ungkapan itu sebagai wujud balas budi.

2.      Ungkapan bela sungkawa, disampaikan kepada pihak-pihak yang sedang berduka. Misalnya, karena salah satu anggota keluarganya meninggal dunia. Ungkapan bela sungkawa penting untuk disampaikan, terutama kepada sahabat dan kerabat dekat sebagai bukti kepedulian atas penderitaan yang tengah mereka alami.

3.      Ucapan selamat, disampaikan kepada pihak-pihak yang mengalami kebahagiaan. Misalnya karena menjadi juara kelas, mendapat hadiah, dan ulang tahun.

4.      Perkenalan, surat ini disampaikan kepada seseorang yang ingin kita kenal. Kita belum mengetahui betul sifat dan karakter orang yang akan disurati. Hendaknya menggunakan kata atau ungkapan yang secermat mungkin. Kesalahan dalam pemilihan kata bisa menggagalkan niat baik itu.

5.      Undangan, disampaikan kepada pihak-pihak yang diharapkan kehadirannya pada acara atau kegiatan yang hendak dilangsungkan. Misalnya, pesta ulang tahun.

6.      Permintaan maaf, disampaikan kepada pihak yang telah disakiti atau dilukai hatinya. Hal yang penting diperhatikan adalah cara penyampaiannya.

Hindari penggunaan kata atau ungkapan yang dapat menimbulkan luka baru. Carilah kalimat yang tepat supaya itikad baik itu berhasil.

b.      Surat Dinas (Resmi)

Macam-macam surat dinas (resmi) adalah sebagai berikut.

(1)   Surat undangan

Surat undangan adalah surat yang berisikan ajakan atau permintaan agar si terkirim turut serta pada kegiatan yang diadakan oleh pihak pengirim surat.

            Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat undangan adalah:

a.       Bahasa yang digunakan haruslah sopan,

b.      Maksud undangan jelas, termasuk tempat, waktu, bentuk acara,

c.       Identitas pengundang beserta orang yang turut mengundang dinyatakan secara jelas.

Surat undangan ditandai oleh kalimat, “Dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara untuk hadir pada acara....”

(2)   Surat permohonan

Surat permohonan permintaan terhadap suatu hal. Yang diminta bisa berupa kebijakan. Misalnya izin penyelenggaraan suatu kegiatan, permintaan yang berupa jasa, atau barang. Surat permohonan antara lain ditandai dengan pernyataan. “Untuk itu, kami memohon izin agar dapat menggunakan....”

Hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat permohonan adalah kejelasan alasan atau pengajuan permohonan tersebut, pengungkapan bahasa yang sopan, dan isinya tidak merendahkan diri.

(3)   Surat perjanjian

Surat perjanjian adalah surat yang digunakan untuk mengadakan kesepakatan antara dua pihak berkaitan dalam satu urusan. Surat perjanjian dapar berupa rincian pasal-pasal dan dapat pula berupa pernyataan biasa. Isinya antara lain mengatur kewajiban dan hak kedua belah pihak. Misalnya dalam peranjian jual beli, di satu pihak adan yang berkewajiban mengirimkan barang dan di pihak lain ada yang berhak menerima barang. Selain itu, ada pihak yang berkewajiban membayar harga barang dan pihak yang berhak menerima barang.

            Dilihat dari tujuan dan isinya, surat perjanjian terdiri atas:

a.       Perjanjian jual beli

b.      Perjanjian sewa menyewa

c.       Perjanjian sewa beli

d.      Perjanjian peminjaman

e.       Perjanjian pemborongan

f.        Perjanjian kerja, dan sebagainya.

Cara menyusun surat perjanjian:

a.       Menuliskan judul perjanjian

b.      Mencantumkan nama, pekerjaan, alamat pihak-pihak yang mengadakan perjanjian

c.       Mencantumkan isi perjanjian, hak dan kewajiban dan ketentuan-ketentuan lainnya yang disepakati serta dituangkan dalam pasal-pasal

d.      Ditandatangani oleh kedua belah pihak atas materai dan disertai saksi-saksi.

(4)   Memo atau memorandum

Memo atau memorandum adalah tulisan singkat dalam suatu organisasi atau perusahaan yang digunakan secara intern dan sifatnya nonformal. Tujuan pembuatan memo adalah meminta atau memberikan informasi atau petunjuk kepada seseorang yang berkompeten.

Contoh :

Dari: http://www.sabah.edu.my/csm07003/bab03/nota/ndok13memo.htm

(5)   Surat Kuasa

Surat kuasa adalah surat yang berisi pelimpahan wewenang atau kekuasaan kepada seseorang untuk bertindak atas nama pihak yang memberi kuasa.

Contoh:

Dari: http://lenteraahyar.blogspot.com/2009/07/contoh-surat-kuasa.html

(6)   Surat lamaran pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan merupakan surat permohonan untuk memperoleh suatu pekerjaan atau jabatan. Surat lamaran pekerjaan ini dibuat berdasarkan iklan atau atas inisiatif sendiri.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat surat lamaran pekerjaan adalah:

a.       Tulisan harus rapi dan bersih

b.      Bahasa yang digunakan hendaknya bahasa resmi, tidak bertele-tele, tidak merengek-rengek, dan tidak menyombongkan diri

c.       Isi surat singkat dan jelas

Surat lamaran pekerjaan hendaknya berisi data pelamar, riwayat hidup, surat referensi (bila ada) ijazah, sertifikat, dan keterangan lainnya yang diperlukan.

(7)   Nota dinas

Nota dinas merupakan surat yang berisikan catatan-catatan singkat yang berhubungan dengan urusan kedinasan. Nota dinas biasanya ditulis oleh suatu subkerja kedinasan untuk disampaikan pada atasannya. Isinya bisa berupa pemberitahuan atau laporan.

Perhatikan contoh berikut ini.

SMU KARTINI

Jalan K.h. Ahmad Dahlan 901

SEMARANG

22 Juli 2002

Kepada       :           Kepala SMU Kartini

Dari             :           Kepala Tata Usaha SMU Kartini

Hal              :           Laporan peserta UAN

Dengan ini saya beri tahukan kepada Bapak bahwa daftar peserta UAN SMU Kartini sudah selesai saya kerjakan. Untuk hal itu, saya memohon Bapak untuk menelitinya kembali. Jika ada kekurangan dalam daftar tersebut. Bapak dapat memberitahukannya kepada saya:

Atas perhatian Bapak, saya ucapkan terima kasih.

                                                   Hormat saya, 


                                           Drs. Nugroho Ahmad

(8)   Surat perizinan

Surat perizinan atau pemberian izin adalah surat yang digunakan untuk memberi izin kepada seseorang. Penerbitan surat pemberian izin umumnya didahului oleh suatu permintaan atau permohonan. Oleh karena itu, kalimat awal surat ini sering didahului oleh pernyataan berikut.

a.       Berdasarkan surat dari ......, kami mengizinkan .......

b.      Dengan surat ini, kami mengizinkan ......

c.       Berkenaan dengan surat Saudara nomor ....., dengan ini kami mengizinkan

Surat pemberian izin umumnya diakhiri oleh kalimat:

a.       Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.

b.      Pemberian izin dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam proses selanjutnya.

Contoh :

YAYASAN SUKAPURA SPORT

Jalan Jenderal Soedirman 123

PALEMBANG

                                                                                           

                                                                                           30 September 2002

Nomor        : 11/YAS/H/2001

Perihal         : Izin Penggunaan GOR Sukapura

Yth. Ketua Panitia Haornas

SMU Permata Hati

Jalan Jenderal Soedirman 11 Palembang

Dengan hormat,

Berkenaan dengan surat Saudara 17/Pan. Haornas/SMU.BL/2002, tentang Permohonan Penggunaan GOR Sukapura, bersama ini kami beri tahukan bahwa kami mengizinkan Saudara untuk menggunakannya. Adapun persyaratan yang harus Anda penuhi dalam penggunaan GOR Sukapura bisa Anda baca pada lampiran surat ini.

Semoga kerja sama ini ada manfaatnya. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

                                                     Hormat kami, 


                                                Andi Arif Natajaya

(9)   Surat Edaran

Surat edaran berisi informasi yang harus diketahui banyak pihak dalam suatu struktur kelembagaan. Surat edaran biasanya dikeluarkan oleh instansi yang strukturnya lebih tinggi daripada penerima surat. Bila instansi yang mengirimkannya berupa departemen di pemerintah, surat edaran dikeluarkan oleh menteri kepada dirjen atau struktur organisasi yang lebih rendah lagi. Isi surat edaran bisa berupa anjuran, pemberitahuan, permintaan, peraturan, atau larangan.

Surat edaran ditandai oleh pernyataan berikut.

a.       Dalam rangka melaksanakan ......, kami mohon Saudara memperhatikan .....

b.      Berdasarkan surat keputusan ......, dipandang perlu ......

c.       Untuk menindaklanjuti peraturan ......., dengan ini kami atur bahwa ......

d.      Untuk mencapai ......, kami mohon Saudara untuk memperhatikan .......

e.       Berhubungan dengan keputusan ......, dengan ini kami beri tahukan ......

Dalam contoh pernyataan di atas tampak bahwa penerbitan surat edaran selalu dilandasi oleh latar belakang atau alasan tertentu. Latar belakangnya bisa berupa tuntutan suatu peraturan atau tujuan tertentu.

1.      Pernyataan (c) dan (e) dilatarbelakangi oleh adanya suatu peraturan.

2.      Pernyataan (a), (b) dan (d) dilatarbelakangi oleh tujuan atau harapan tertentu.

Beberapa contoh kalimat penutup dalam surat edaran adalah sebagai berikut.

1.      Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

2.      Edaran ini harap diperhatikan, disebarluaskan, dan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

3.      Hal-hal tersebut di atas harap dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

4.      Mudah-mudahan partisipasi dan pengawasan Saudara dapat meningkatkan kualitas akademik para siswa.

5.      Atas perhatian dan terlaksananya edara ini, kami ucapkan terima kasih.

Kalimat pembuka dan penutup surat-surat dinas

            Surat dinas terbagi menjadi tiga bagian, yaitu:

1.      Tanggal, alamat, nomor surat, lampiran, pokok isi surat

2.      Salam pembuka dan salam penutup

3.      Bagian yang merupakan inti surat

Pada alenia pembuka yang merupakan isi surat, biasanya digunakan kalimat pembuka yang sesuai dengan isi surat. Misalnya, pemberitahuan menyatakan sesuatu, meminta sesuatu, membalas surat atau menjawab pertanyaan, dan sebagainya.

Beberapa contoh kalimat pembuka adalah:

1.      Dengan surat ini, kami beri tahukan kepada Saudara .....

2.      Dengan ini saya mohon bantuan Saudara untuk ......

3.      Bersama ini saya kirimkan kepada Bapak .....

4.      Seiring dengan surat ini saya kirimkan uang melalui wesel sebesar .....

5.      Membaca surat Saudara tanggal ......

Kalimat penutup surat juga harus disesuaikan dengan isi surat. Kalimat penutup ini ditempatkan pada paragraf penutup.

Beberapa contoh kalimat penutup:

1.      Atas bantuan Saudara, saya sampaikan terima kasih.

2.      Kami akhiri surat ini dengan ucapan terima kasih atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik.

3.      Sekian laporan kami dengan harapan beroleh tanggapan dan perhatian Bapak.

4.      Semoga laporan ini dapat membantu Bapak. Atas perhatian Bapak, saya ucapkan terimakasih.

Contoh-contoh penggunaan kalimat pembuka/penutup yang salah:

1.      Bersama ini saya beri tahukan bahwa anak saya yang bernama Arif tidak bisa masuk sekolah sebagaimana biasanya karena ada keperluan keluarga yang sangat penting.

Kalimat ini adalah kalimat pembuka. Pemakaian bersama ini memiliki arti bahwa bersamaan surat yang dibuatnya, si penulis datang kepada pihak terkirim (pihak sekolah) untuk memberitahukan keadaan anaknya. Perbaikan kalimat tersebut adalah, “Dengan ini saya beri tahukan bahwa anak saya bernama Arif tidak bisa masuk sekolah sebagaimana biasanya karena ada keperluan keluarga yang sangat penting.”

2.      Dengan ini kami mengajukan lamaran untuk bekerja di perusahaan Bapak.

Kalimat ini merupakan bagian dari surat lamaran pekerjaan. Karena pihak pengirim surat itu tidak mewakili siapa pun kecuali dirinya sendiri, penggunaan kata kami dalam surat tersebut tidak tepat. Kata ini harus diganti dengan kata saya.

3.      Atas perhatiannya saya ucapkan teima kasih.

Kesalahan terdapat pada pemakaian klitika –nya. Klitika-nya merupakan kata ganti orang ketiga tunggal, yang sama maknanya dengan ia atau dia.

4.      Saya haturkan terima kasih atas perhatian Ibu.

Pemakaian kata haturkan dalam kalimat ini tidak tepat karena bukan berasal dari bahasa Indonesia. Kata ini berasal dari bahasa Sunda yang artinya sama dengan sampaikan.